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日照交通發(fā)展投資運(yùn)營(yíng)有限公司

   合同管理辦法（試行）

第一章  總則

第一條 為加強(qiáng)日照交通發(fā)展投資運(yùn)營(yíng)有限公司（以下簡(jiǎn)稱 “公司”） 合同管理，明確合同管理職責(zé)，防控生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》和有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況制定本辦法。

第二條 本辦法所稱 “合同”，是指公司各部室、各子公司及分公司與自然人、法人及其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的合同或協(xié)議（不包含勞動(dòng)合同）。

第三條 公司業(yè)務(wù)開展均須訂立書面合同，合同單筆金額不足 3 萬(wàn)元的一次性結(jié)清且事后無(wú)需明確權(quán)利義務(wù)的情形除外。

第四條 合同管理一般包括合同簽訂前的準(zhǔn)備、合同的起草、 審核、審批、簽訂、履行及事務(wù)性管理等內(nèi)容。

第二章  合同分類

第五條 公司合同根據(jù)類型、金額等標(biāo)準(zhǔn)分為五類：

公司重要合同：是指公司對(duì)外簽訂的合同內(nèi)容中涉及公司 “三重一大”決策內(nèi)容的合同。

公司一般合同：是指公司重要合同之外的對(duì)外簽訂的其他合同。

各子公司、分公司重要合同：是指各子公司、分公司合同內(nèi)容中涉及公司“三重一大”決策內(nèi)容的合同。

各子公司、分公司一般合同：是指各子公司、分公司重要合同之外的其他合同。

公司內(nèi)部合同是指：公司與分、子公司之間及分、子公司之間（僅限于公司全資子公司及控股子公司）簽訂的合同。

第三章  合同管理模式及職責(zé)分工

第六條 公司的合同采用 “分級(jí)授權(quán)”的管理模式，公司重要合同，公司一般合同，各子公司、分公司重要合同由公司進(jìn)行統(tǒng)一管理，各子公司、分公司一般合同授權(quán)各子公司、分公司自行管理。

各子公司、分公司一般合同，由各子公司、分公司參照公司合同管理辦法，自行制定合同管理辦法（須經(jīng)公司綜合部審核通過(guò)后方可執(zhí)行）進(jìn)行管理。各子公司、分公司重要合同，完成內(nèi)部審核后，須上報(bào)公司按流程進(jìn)行審批（具體流程見附件3 ）。

公司內(nèi)部合同，由合同簽訂主體分別進(jìn)行管理。

第七條 綜合部是公司的合同綜合管理部室，具體職責(zé)如下：

（一）宣傳貫徹國(guó)家有關(guān)合同的法律、法規(guī)和規(guī)章；

（二）負(fù)責(zé)公司合同管理制度的擬定與維護(hù)；

（三）負(fù)責(zé)制定公司基本合同類型標(biāo)準(zhǔn)文本；

（四）負(fù)責(zé)公司重要合同法律風(fēng)險(xiǎn)的審查；

（五）協(xié)助處理合同中出現(xiàn)的問(wèn)題和糾紛；

（六）負(fù)責(zé)對(duì)各子公司、分公司合同管理予以指導(dǎo)和監(jiān)督；

（七）負(fù)責(zé)對(duì)合同管理員進(jìn)行法律知識(shí)培訓(xùn)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)；

（八）根據(jù)需要參與公司合同及各子公司、分公司重要合同的磋商談判；

（九）負(fù)責(zé)公司交辦的其他合同管理事宜；

（十）監(jiān)督、檢查、考核合同的管理情況；   

（十一）其他合同管理相關(guān)工作。

第八條 公司各部室按部室職能對(duì)公司的合同、各子公司、分公司重要合同進(jìn)行審核。

第九條 公司各部室、各子公司、分公司應(yīng)設(shè)至少一名兼職合同管理員，并向公司綜合部備案。合同管理員的職責(zé)如下：

（一）參與對(duì)合同對(duì)方資信情況、履約能力的調(diào)查工作；

（二）參與本部室、本單位合同的談判、簽約；

（三）各子公司、分公司合同管理員參與本單位一般合同審核，負(fù)責(zé)組織本單位重要合同會(huì)簽；各部室合同管理員負(fù)責(zé)組織本部室合同會(huì)簽；

（四）跟蹤合同的履行，協(xié)調(diào)解決履行中出現(xiàn)的問(wèn)題；

（五）負(fù)責(zé)向公司綜合部報(bào)送《合同臺(tái)賬登記表》（見附件1 ）及有關(guān)資料，反映合同履行中出現(xiàn)的重要問(wèn)題；

（六）日常保管本部室、本單位的合同原件；

（七）負(fù)責(zé)合同原件的及時(shí)歸檔；

（八）完成公司綜合部交辦的其他工作。

第十條 合同審核包括以下幾種方式：

即時(shí)審核：對(duì)于合同承辦單位（是指負(fù)責(zé)擬訂、發(fā)起審批、 簽訂、履行合同的各部室、各子公司、分公司）臨時(shí)發(fā)起、時(shí)限要求高的合同，由綜合部根據(jù)合同推進(jìn)需要，及時(shí)組織合同審核。

容缺審核：特殊情況下，公司對(duì)于權(quán)利義務(wù)關(guān)系明確、時(shí)限要求高的合同，由綜合部預(yù)審后，可不經(jīng)過(guò)其他部門會(huì)簽，直接提報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。

第十一條 公司合同管理實(shí)行合同承辦單位負(fù)責(zé)制，合同承辦單位主要負(fù)責(zé)人是本單位合同管理的第一責(zé)任人，對(duì)其任職期間簽訂的合同負(fù)責(zé)。

第四章  合同審批及簽訂

第一節(jié) 合同簽訂前的準(zhǔn)備

第十二條 合同簽訂前的準(zhǔn)備包括：公司合同承辦單位對(duì)合同對(duì)方的資信審查、合同談判和起草等事宜。

第十三條 公司合同承辦單位在訂立合同前，須調(diào)查合同對(duì)方主體資格、信用狀況、專業(yè)資質(zhì)等有關(guān)內(nèi)容，包括但不限于：被調(diào)查對(duì)象的身份證件、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等證明原件；調(diào)查了解有關(guān)供貨單位的信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況；審核供貨單位的供貨條件，必要時(shí)派人到供貨單位調(diào)查其設(shè)備狀況、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量和供貨能力。在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上，合同承辦單位應(yīng)當(dāng)客觀評(píng)價(jià)合同對(duì)方主體資格是否恰當(dāng)。

第十四條 如合同對(duì)方具有下列情況，原則上不得與之簽訂 合同：

（一）合同對(duì)方無(wú)履約能力的；

（二）合同對(duì)方?jīng)]有履約必須的資質(zhì)、資格的；

（三）合同對(duì)方涉及重大債務(wù)糾紛，足以影響其履約能力的；

（四）合同對(duì)方被行政、司法機(jī)關(guān)列入 “失信企業(yè)”等黑名單的；

（五）合同對(duì)方法定代表人、主要負(fù)責(zé)人或?qū)嶋H控制人被列為失信被執(zhí)行人或有其他不良信用記錄的；

（六）合同對(duì)方存在其他違反法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件的行為的。

第十五條 如合同對(duì)方存在以下情況，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同：

（一）合同對(duì)方為自然人且未提供有效擔(dān)保的；

（二）合同對(duì)方履約能力較弱且未提供有效擔(dān)保的；

（三）合同總額超過(guò)合同對(duì)方固定資產(chǎn)或注冊(cè)資本金的；

（四）合同對(duì)方簽章人不是法定代表人且未經(jīng)法定代表人授權(quán)委托的；

（五）合同簽訂時(shí)直接使用合同對(duì)方格式文本且未經(jīng)協(xié)商修改的；

（六）存在其他可能損害公司利益因素的。

第二節(jié) 合同談判

第十六條 對(duì)外合同的談判，由合同承辦單位組織實(shí)施。

第十七條 對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同談判，公司法務(wù)、外聘律師、財(cái)務(wù)及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)參與。

第十八條 談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見，由合同承辦單位經(jīng)辦人記錄、整理并保存，并以郵件等形式抄送相關(guān)談判成員。

第三節(jié) 合同編制

第十九條 公司已擬定并發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)合同文本的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，應(yīng)當(dāng)使用公司的標(biāo)準(zhǔn)合同。

第二十條 國(guó)家或行業(yè)有合同示范文本的，合同承辦單位應(yīng)參照?qǐng)?zhí)行，對(duì)其中不具有強(qiáng)制性且對(duì)公司不利的條款須做出必要修改，經(jīng)審核后使用。

第二十一條 對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)合同，合同承辦單位自行起草合同文本。由合同承辦單位根據(jù)與合同對(duì)方當(dāng)事人磋商、談判的結(jié)果， 按照自愿、公平的原則擬定，經(jīng)審核后使用。

第二十二條 合同起草應(yīng)列明的包括但不限于以下事項(xiàng)：

（一）合同編號(hào)（合同編號(hào)規(guī)則見附件2，合同無(wú)編號(hào)的， 一律不得加蓋印章） ；

（二）合同雙方當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；

（三）標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量；

（四）價(jià)款、報(bào)酬、支付方式、發(fā)票類型、稅率；

（五）履行期限、地點(diǎn)和方式，合同的生效條件，法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)辦理批準(zhǔn)、登記、公證等手續(xù)作為生效條件的，應(yīng)明確約定；

（六）合同設(shè)立擔(dān)保的，應(yīng)明確擔(dān)保的方式和范圍；

（七）違約責(zé)任；

（八）糾紛解決方式；

（九）雙方權(quán)利義務(wù)；

（十）合同變更與解除條件；

（十一）合同簽訂日期；

（十二）其他應(yīng)當(dāng)明確的事項(xiàng)。

第四節(jié) 合同審批

第二十三條 合同審批發(fā)起條件。合同發(fā)起必須符合公司相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)章制度的要求，特殊情況另行研究。

第二十四條 合同審批流程（具體審批流程見附件3 ）。

公司的合同。由合同承辦單位主要負(fù)責(zé)人審核，公司綜合部預(yù)審，預(yù)審后由合同承辦單位組織公司其他相關(guān)職能部室進(jìn)行會(huì)審，會(huì)審?fù)瓿珊?，由合同承辦單位的合同經(jīng)辦人通過(guò)釘釘系統(tǒng)發(fā)起合同審批流程。

各子公司、分公司的重要合同。按照一般合同流程完成本單位內(nèi)部審核后由公司綜合部預(yù)審，預(yù)審后由合同承辦單位組織公司其他相關(guān)職能部室進(jìn)行會(huì)審，會(huì)審?fù)瓿珊?，由合同承辦單位的合同經(jīng)辦人通過(guò)釘釘系統(tǒng)發(fā)起合同審批流程。

各子公司、分公司的一般合同。 由本單位業(yè)務(wù)承辦部室擬稿，經(jīng)合同管理員審核后，報(bào)該承辦部室分管負(fù)責(zé)人審核，由該公司主要負(fù)責(zé)人審批。

公司內(nèi)部合同。公司的內(nèi)部合同，由合同各方按照一般合同流程完成審核后，分別報(bào)各自公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)公司財(cái)務(wù)部、綜合部備案。

第二十五條 續(xù)簽、變更或解除合同按上述程序辦理。

第五節(jié) 合同的簽訂

第二十六條 合同正式文本由法定代表人或其委托代理人簽署。委托代理人簽訂合同時(shí)，須由法定代表人簽發(fā)“授權(quán)委托書”，授權(quán)委托書應(yīng)明確委托代理的權(quán)限和期限，并加蓋公章。代理人必須在授權(quán)范圍及期限內(nèi)行使代理權(quán)，禁止越權(quán)簽署。

第二十七條 各子公司、分公司、公司各部室對(duì)外簽訂的合同，須在文本每頁(yè)或騎縫加蓋合同專用章。合同完成簽訂后，合同承辦單位應(yīng)將原件按季度提交給綜合部合同管理員進(jìn)行備案保存。

第六節(jié) 合同的履行

第二十八條 在合同履行過(guò)程中，合同承辦單位應(yīng)隨時(shí)掌握 對(duì)方資信狀況及履約能力等情況，如發(fā)現(xiàn)可能影響合同執(zhí)行的因素應(yīng)及時(shí)向合同承辦單位公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

第二十九條 合同履行應(yīng)堅(jiān)持 “四不原則”：

（一）未正式簽訂合同前，不得預(yù)付款項(xiàng)；

（二）未到合同履行節(jié)點(diǎn)，不得提前履行合同；

（三）未經(jīng)驗(yàn)收或者驗(yàn)收不符合要求的，不得進(jìn)行結(jié)算；

（四）合同未履行完畢，不得返還保證金。

特殊情況，由公司黨總支另行研究。

第三十條 各子公司、分公司合同管理員應(yīng)在每年1月、4月、7月、10月的10日前，向公司綜合部報(bào)送上季度《合同臺(tái)賬登記表》及重要合同原件。

第七節(jié) 合同變更和解除

第三十一條 合同履行過(guò)程中確因無(wú)法逾越的困難或障礙而不得不變更或解除合同的，應(yīng)在保護(hù)公司合法權(quán)益的前提下進(jìn)行處理：

（一）應(yīng)在法律規(guī)定或合同約定的期限內(nèi)進(jìn)行協(xié)商，協(xié)商一致后方可變更或解除合同，并以書面形式予以確認(rèn)；

（二）發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦單位應(yīng)當(dāng)催促合同對(duì)方履約。催促無(wú)效的，應(yīng)及時(shí)收集并保存合同對(duì)方的違約證據(jù)，并向合同承辦單位公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；

（三）我方因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知合同對(duì)方并說(shuō)明原因，努力取得合同對(duì)方理解，并盡快與合同對(duì)方達(dá)成書面協(xié)議；

（四）合同對(duì)方要求變更款物接受人時(shí)，必須有書面變更協(xié)議，嚴(yán)禁未取得合同對(duì)方的書面材料便向變更后的接受人發(fā)貨或付款。

第八節(jié) 違約和糾紛處理

第三十二條 解決合同糾紛應(yīng)重點(diǎn)把握的事項(xiàng)：

（一）合同糾紛解決，由合同承辦單位負(fù)責(zé)；

（二）為解決合同糾紛所采取的各項(xiàng)措施，必須在法定的訴訟時(shí)效和期間內(nèi)進(jìn)行；

（三）發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動(dòng)時(shí)，合同承辦單位應(yīng)立即向公司主要領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案；

（四）合同糾紛發(fā)生后，合同承辦單位可以通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、 仲裁、訴訟等方式解決；

（五）合同承辦單位需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動(dòng)的，應(yīng)在已與公司簽訂常年法律顧問(wèn)服務(wù)協(xié)議的律師事務(wù)所中選擇，并及時(shí)向公司綜合部報(bào)備，由公司綜合部進(jìn)行調(diào)度協(xié)調(diào)。

第三十三條 處理糾紛應(yīng)遵循以下程序：

（一）發(fā)生合同糾紛，合同承辦單位應(yīng)立即報(bào)告公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)向公司綜合部報(bào)備；

（二）在處理合同糾紛過(guò)程中，對(duì)于可能因?yàn)楹贤瑢?duì)方的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及 時(shí)向法院申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全；

（三）向法院提供原始證據(jù)時(shí)，必須先行復(fù)制；

（四）對(duì)于合同糾紛雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)及時(shí)簽訂書面糾紛解決協(xié)議，由合同雙方代表簽字并加蓋公章或合同專用章；

（五）合同對(duì)方逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，合同承辦單位應(yīng)該及時(shí)向公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并向人民法院申請(qǐng)執(zhí)行。

第五章  合同事務(wù)管理

第一節(jié) 合同專用章管理

第三十四條 公司以及各子公司、分公司要依法刻制合同專用章。公司對(duì)外簽訂合同應(yīng)使用合同專用章，嚴(yán)禁使用項(xiàng)目公章及其他類型的業(yè)務(wù)章代替。如遇特殊情況，合同承辦單位應(yīng)該提前向綜合部進(jìn)行備案登記。

公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理合同專用章，一般由本單位合同管理員或印章管理員保管。保管人員要嚴(yán)格保管合同專用章，嚴(yán)格遵循公司印章使用管理制度有關(guān)規(guī)定，履職盡責(zé)，要自覺接受所屬單位和公司綜合部的監(jiān)督。

第三十五條 合同印章管理員要嚴(yán)格落實(shí)用印登記制度，建 立用印登記冊(cè)。登記用印時(shí)間、用印單位、用印事由、用印數(shù)量、用印登記人等，登記冊(cè)應(yīng)由合同管理部門妥善保存?zhèn)洳?。?yán)格執(zhí)行先審批、后用印。用印時(shí)要嚴(yán)格審查合同審批流程的完整性，重點(diǎn)關(guān)注該合同是否超越權(quán)限審批或簽署，確保合同主體和合同用印單位一致后正確蓋章，多于兩頁(yè)的合同要加蓋騎縫章。合同授權(quán)簽字代表簽章須有法定代表人簽字的授權(quán)委托書。

第三十六條 公司對(duì)外簽訂的各類合同，使用“日照交通發(fā)展投資運(yùn)營(yíng)有限公司合同專用章”，該章由公司綜合部管理。

第二節(jié) 合同的登記、備案、歸檔、保密

第三十七條 在簽訂、履行合同過(guò)程中的信件、電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件和合同文本等是合同履行及糾紛處理的重要憑證，合同管理員應(yīng)妥善保管。公司合同文本應(yīng)至少存檔四份，合同承辦單位、財(cái)務(wù)部、綜合部、檔案室各存檔一份。

第三十八條 公司的合同，由合同承辦部室在每月10日前將上個(gè)月簽訂的合同原件報(bào)公司綜合部備案。

第三十九條 合同管理員應(yīng)在每年3月份前向本單位檔案管理部室歸檔上年度合同原件。

第四十條 對(duì)于有保密要求的合同，合同有關(guān)管理人員負(fù)有保密義務(wù)，并承擔(dān)保密責(zé)任。

第三節(jié) 合同的監(jiān)督檢查、考核

第四十一條 公司綜合部定期或不定期對(duì)公司及各子公司、分公司的合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

第四十二條 監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容包括：

（一）合同管理制度的制定與落實(shí)情況；

（二）合同的簽訂和履行情況，在簽訂、履行及管理合同，有無(wú)違反合同管理制度的情形；

（三）合同管理崗位設(shè)置及人員配備情況；

（四）合同的審批、備案、上報(bào)情況；

（五）標(biāo)準(zhǔn)合同文本條款完善情況；

（六）本年度已經(jīng)處理完畢、正在處理的合同糾紛情況；

（七）其他合同管理相關(guān)情況。

第四十三條 公司綜合部履行監(jiān)督檢查職責(zé)時(shí)，各單位、部室應(yīng)提供與檢查事項(xiàng)有關(guān)的文件、資料，并對(duì)有關(guān)檢查事項(xiàng)涉及的問(wèn)題做出解釋和說(shuō)明。

第四十四條 公司綜合部可根據(jù)合同管理中出現(xiàn)或存在的問(wèn)題作出以下處理：

（一）對(duì)于未按規(guī)定建立健全合同管理辦法的，或者落實(shí)合 同管理辦法有重大漏洞的，要求限期改正；

（二）對(duì)未按規(guī)定審批、備案、上報(bào)合同的，給予通報(bào)；

（三）對(duì)于因違反合同管理辦法或未盡管理職責(zé)，造成重大經(jīng)濟(jì)損失或者使公司聲譽(yù)遭受重大損害的單位或個(gè)人，視情況進(jìn)行責(zé)任追究。構(gòu)成犯罪的，移交相關(guān)機(jī)關(guān)追究法律責(zé)任；

（四）對(duì)于在合同管理工作中成績(jī)顯著，避免或者挽回重大 經(jīng)濟(jì)損失的單位和個(gè)人，經(jīng)批準(zhǔn)后給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。

第六章  附則

第四十五條 本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。

第四十六條 本辦法自印發(fā)之日起施行。